さんぎょういカルテ プライバシーポリシー
株式会社サンポチャート（以下「当社」といいます。）は、本サービス「さんぎょういカルテ」において、産業保健業務に必要な範囲で、個人情報および要配慮個人情報を取り扱います。本ポリシーでは、取得する情報、その利用目的、外部送信の考え方、安全管理措置の要点等を公表します。
最終更新日：2026年4月11日
1. 事業者情報
- 事業者名：株式会社サンポチャート
- 代表者：代表取締役 角田拓実
- 所在地：〒466-0064 愛知県名古屋市昭和区鶴舞1丁目2番32号
- 電話番号：0561-50-2644
- メールアドレスkarte-info@sampo-chart.com
2. 取得する情報
当社は、本サービスの提供にあたり、以下の情報を取得することがあります。
- 氏名、メールアドレス、電話番号その他の連絡先
- 所属会社名、所属拠点、部署、役職等の所属情報
- 従業員識別情報その他の業務上必要な基本情報
- 面談記録、巡視記録、就業上の措置に関する記録、添付ファイル
- 医師所見その他の産業保健業務に関連する記録
- ログイン情報、認証情報、操作ログ、監査ログ
- 本サービス上で取得される同意確認記録
- AI機能または音声文字起こし機能を利用する場合に限り、当該機能の利用に必要な入力情報
3. 利用目的
当社は、取得した情報を、以下の目的のために利用します。
- 産業保健業務に関する記録、管理、参照、共有のため
- 産業医意見書、巡視報告書その他帳票の作成、出力、送付のため
- 通知送信、本人確認、認証、アクセス管理、監査対応のため
- セキュリティ確保、不正利用防止、障害対応、バックアップ、復旧のため
- 本サービスに関する重要なお知らせ、規約、ポリシー改定時の通知および確認記録取得のため
- 利用者向けの音声文字起こし、AI補助、AI下書きその他AI関連機能を提供するため
- 法令、ガイドライン、行政上の要請等に対応するため
4. 要配慮個人情報および同意の考え方
本サービスでは、健康情報その他の要配慮個人情報を取り扱うことがあります。
当社は、その性質に鑑み、本人への説明、権限管理、安全管理措置その他必要な対応を実施します。
また、本サービスにおける同意は、必要に応じて、次のように分けて取得することがあります。
- さんぎょういカルテ基盤への情報格納・利用に関する同意
- AI機能または音声文字起こし機能の利用に関する同意
AI機能または音声文字起こし機能は、導入形態、運用状況その他当社所定の条件に応じて提供される場合があります。これらの機能の利用条件、提供範囲および設定方法は、当社が別途定めるところによります。
5. 外部送信・委託先サービスの利用
当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、委託先サービスまたは外部サービスを利用することがあります。
その場合、送信先、送信対象データ、利用目的、法的整理および安全管理上の確認事項を、当社所定の方法により管理します。
また、当社は以下の方針を採用します。
- 外部送信を伴う機能は、当社が承認したものに限り利用可能とします。
- AI機能または音声文字起こし機能による外部サービスへの送信は、対象機能が提供される場合に行われます。
- 氏名、社員ID、所属、会社名、連絡先等の直接識別子は、外部AIサービスに送信しません。
- 医師所見その他の記録については、AI補助、AI下書きその他対象機能の提供に必要な範囲で、外部AIサービスに送信されることがあります。
- AI補助を利用する場合、必要な範囲で整理済みテキストを、OpenAI API、Anthropic APIその他当社が承認した外部AIサービスに送信することがあります。
- 音声文字起こし機能を利用する場合、面談音声は文字起こしのために、Microsoft Azure Speechその他当社が承認した音声処理サービスに送信されることがあります。
- AIまたは音声処理の結果は、そのまま確定情報として扱うのではなく、医師が最終確認を行うことを前提とします。
6. AI機能および音声文字起こし機能に関する補足
AI機能および音声文字起こし機能に関して、当社は以下の運用方針を採用します。
- 当社は、本サービス上で録音ファイル自体を保存しません。
- 保存対象は、必要に応じて生成または編集された最終テキスト、監査ログその他運用上必要な記録に限ります。
- AIまたは音声認識の出力結果は、参考情報または下書きとして取り扱い、最終的な記録、判断および共有内容は医師が確認します。
- 当社は、利用する外部AIサービスおよび音声処理サービスについて、契約、設定その他の方法により、送信データが学習用途に利用されないよう確認に努めます。
7. 保存期間
当社は、取得した情報を、利用目的の達成に必要な期間、または法令、社内規程等で定められた期間保存します。
- 法定保存が必要な帳票または記録は、法令または社内規程に従って保持します。
- 認証記録、監査ログ、操作ログ、バックアップ等の保存期間は、運用規程に基づき管理します。
- 削除請求があった場合でも、法令上またはシステム運用上直ちに削除できないデータについては、その理由を説明します。
8. 本人の権利
当社は、本人または適法な代理人からの個人情報に関するお問い合わせ、ご相談、開示、訂正、利用停止その他法令に基づく請求に対し、適切に対応します。
請求または申出にあたっては、本人確認または代理権確認を行うことがあります。
また、要配慮個人情報を含む個人データの漏えい、滅失または毀損が生じ、法令上必要となる場合には、関係法令に従い、本人への通知および関係機関への報告その他必要な対応を行います。
9. 安全管理措置
当社は、個人情報および要配慮個人情報を適切に管理するため、次のような安全管理措置を講じます。
- 認証、認可、アクセス制御
- 権限に応じた閲覧、編集、送信範囲の制限
- 通信および保存データの暗号化
- 操作ログ、監査ログの記録および監視
- 添付ファイルの安全化措置
- バックアップおよび復旧体制の整備
- 管理者権限その他高リスク操作に対する追加監査および必要な通知
- 外部送信、共有、出力に関する設定統制
10. 問い合わせ窓口
本ポリシーに関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。
- メールアドレス：info@sampo-chart.com
- 電話番号：0561-50-2644
- 緊急連絡先：070-4113-9438
11. 本ポリシーの更新
当社は、法令改正、サービス内容の変更、運用上の必要性等に応じて、本ポリシーを更新することがあります。
重要な更新がある場合には、ログイン後画面その他の適切な方法により通知し、必要に応じて確認記録を保存します。