産業医にとって面談は、業務の中心です。けれど実際には、その面談の質を静かに削っているものがあります——「記録」に奪われる時間と集中力です。話を聴きながら入力し、終わったあとに提出先ごとに書き分ける。気づけば、面談そのものより記録のほうに神経を使っている、ということが起こります。
この記事は、産業医の業務効率化のうち「②面談記録」を深掘りするものです。記録の質は落とさずに、記録に奪われる時間だけを減らす——その具体策を、現役の嘱託産業医の実務からまとめます。
効率化の全体像から知りたい方は 産業医の業務効率化｜書類・記録の時短を実現する方法【総まとめ】 をどうぞ。
面談記録の何が大変なのか
面談記録の負担は、単なる「書く時間」だけではありません。問題は、面談しながら同時に記録しているという構造そのものにあります。
従業員の回答を聞いて、それを書き起こすタイミング。そこでどうしても相手から目が離れ、画面を見ながらタイピングする時間が生まれます。目の前で相手が待っていると、「早くしなきゃ」と気持ちが急いて、面談そのものが浅くなりかねません。
しかも、面談中の頭の中はフル回転しています。ざっくり言えば、こんな配分です。
- 次の発言を考える：脳のキャパの約20%
- 記録をどう整理するか：約30%（しかもタイピングしながら）
- 面談後の段取り：企業への連絡や今後の展開まで、面談中に考え始めてしまう
つまり、「聴く」ために使えるはずの脳が、記録と段取りに食われているのです。時間として大きいのは、タイピングの時間と転記の時間。Wordは基本ひとつしか開けず、自分の記録と企業向けの内容を2つ整理して移し替えるのに時間を取られます。
体感では、面談後の記録に10分、重い面談なら10〜20分。簡単な面談はその場でまとまることも多いですが、自分用の記録だけでなく「企業に出すもの」はある程度しっかり作らねばならないため、件数が増えるほど効いてきます。
面談記録を効率化する4つの具体策
① 面談中は「聴く」に集中する——ただしメモだけでは危ない
理想は、面談中は相手に集中し、記録は最小限にすること。ただし、ここには現実的な落とし穴があります。
- メモだけ：後から読めない・どれが何だか分からなくなる。記憶の鮮度も落ち、思い出せない
- あとでまとめる：結局忘れる。鮮度が命の面談で、これは危険
- 音声録音して後で書く：本人の同意なく録音はできない。さらに、録音を聞き直すともう一度同じ面談時間を消費することになり、かえって時間のムダ
私自身、もともとはWordで記録しながら面談するのが基本でした。メモだけにすると後から読めず、結局その場で書ききるのが自分の最適解だったからです。ただ、それは裏を返せば「聴く時間」を記録に明け渡している状態でもありました——だからこそ、ここは仕組みで解きたいのです。
だからこそ、現実解は「記録しない」ではなく、その場で、最小の手数で記録が立ち上がる仕組みをつくることです。できる限り面談中にその場で完成させていくのがベスト。後回しにしないで済む形に近づけるほど、聴くことに集中できます。
② 1つの記録から、提出先別に出し分ける（転記をなくす）
面談後には、自分の控え・企業向け・人事向けと、提出先ごとに書き分けが発生します。やっかいなのは、企業向け・人事向けは情報をセーブして書かなければならないこと。どこまで下ろすかという情報レベルの整理を、しっかり吟味したうえで行わないと、失敗につながります。
これを毎回ゼロから書き写していては、時間も判断ミスのリスクも増えます。理想は、一度書いた記録から、提出先別に必要な粒度で出し分けられる状態。転記そのものをなくせば、吟味すべきポイント（何を伏せ、何を伝えるか）に集中できます。
たとえば、同じ面談でも提出先によって書く深さはこう変わります。
- 自分の控え：主訴・経過・所見・本人の希望まで、判断の根拠として詳しく残す
- 企業（事業者）向け：診断名や私的な事情は伏せ、就業上の配慮に必要な事実だけに絞る
- 人事・上司向け：本人の同意の範囲で、現場対応に必要な最小限だけを共有する
③ 記録をテンプレ化する（厚労省様式＝“提出用”の型に注意）
聞く項目・残す項目を自分のテンプレートに落とし込んでおくと、記録は速く・ブレなくなります。ここで注意したいのが、厚生労働省の様式の扱いです。
だから、提出用の様式とは別に、自分用の記録テンプレを用意し、聞く内容をチェックしながら埋めていく。これをやっておかないと、記録が「次に活きない」ものになってしまいます。
自分用の記録テンプレには、最低限こうした項目を入れておくと、次の面談で迷いません。
- 面談区分（長時間労働／高ストレス／復職 など）と日付
- 主訴・本人の訴え／睡眠・業務量などの状況
- 所見と判断、そしてその根拠
- 本人の希望・同意の範囲
- 次回までに確認すること（ここが“次に活きる記録”の肝）
面談の区分によって、重点を置く項目は変わります。長時間労働者面談なら労働時間と疲労・睡眠、高ストレス者面談なら心身の状態とストレス要因、復職面談なら回復度と業務遂行の可能性——。テンプレは1つに固定せず、区分ごとに着目点を切り替えられるようにしておくと、実務にそのまま乗ります。
④ 下書きはAI・仕組みに任せる（ただし判断は人）
記録の下書きをAIや仕組みに任せるのは、本人の同意を前提にすれば十分にアリです。臨床現場の電子カルテでも音声下書きが一般化しつつあり、あと3〜4年もすれば当たり前になっていくでしょう。
※AIでの下書きについては、別記事でさらに詳しく扱います。
面談記録で守るべき一線——削っていい時間・削っちゃダメな中身
効率化で減らすのは「手間と時間」であって、記録の中身ではありません。面談記録で守るべき一線は、次のとおりです。
- 本人同意を得た情報をベースにする：そのうえで、判断に必要な情報を適切に下ろす
- 伝えるべきでない情報は、記録に残しても意見書には落とさない：守秘の線引きを、記録と提出物で分ける
- 情報の粒度・精度を確保する：不必要に削ると、後から判断の根拠も分からない記録になる
削りすぎた記録は、「結局この人が何を言っていたのか分からない」状態になります。それはもう記録ではありません。スピードのために中身を削るのは、効率化ではなく事故のもとです。
たとえば「特に問題なし」とだけ書かれた記録は、次に担当する人にとって何の手がかりにもなりません。何を確認し、なぜそう判断したのかが残って初めて、記録は次の面談へ引き継がれます。
最初の一歩：自分の「記録テンプレ」を作る
面談記録の効率化は、派手なツール導入より先に、自分なりのテンプレートを整えることから始まります。何を聞き、何を残すか——その「確認のテンプレ化」は、多くの産業医が普段から自然にやっていることでもあります。それを明文化して仕組みに落とすのが第一歩です。
- 面談で必ず聞く項目・必ず残す項目をテンプレ化する
- 企業側に「面談ではこれを聞きます」と事前に共有し、前情報の整理を仕組み化してもらう
- 帳票テンプレ・記録・AI文字起こしが使えるシステムを活用する
前情報の整理やテンプレ運用を仕組み化できれば、面談当日は「聴くこと」に集中できます。記録が軽くなるほど、面談そのものの質は上がっていきます。
よくある質問（FAQ）
Q. 面談を録音して文字起こししてもいいですか？
本人の同意が前提です。許可なく録音することはできません。同意があれば有効ですが、録音を後から聞き直すと面談時間をもう一度消費することになりがちです。理想は、その場で記録が立ち上がる形にして、聞き直しを前提にしないことです。
Q. 面談記録と意見書は、何を分ければいいですか？
記録は判断の根拠まで残す自分用、意見書は就業上の配慮に絞った企業向けです。記録を省くと次の面談に活きず、逆に意見書へ機微情報まで落とすと守秘が崩れます。本人同意を踏まえ、提出先ごとに情報の粒度を変えるのが原則です。
Q. 厚労省の様式を使えば、記録は十分ですか？
不十分です。厚労省の様式は「提出用の書類」の型であり、それだけ残しても次回に「前回何をしたか」が分かりません。提出用とは別に、自分用の記録テンプレで、次に活きる記録を残す必要があります。
Q. 面談記録の作成をAIに任せて大丈夫ですか？
下書きまでなら有効です（本人同意が前提）。電子カルテでも音声下書きが一般化しつつあります。ただし判断は必ず産業医が行い、AIは下書きで止めること。これが守られていれば、安全に時短できます。
あわせて読みたい：記録を書類に変える工程は 産業医の書類仕事を減らす方法、記録の下書きをAIに任せる話は AIで下書きする方法、記録を主治医への 紹介状・診療情報提供書 に引き継ぐ効率化、さらに複数社の記録をまとめて扱う 複数事業所の情報を一元管理する方法 もどうぞ。
まとめ：記録は「軽く、しっかり」を両立できる
面談記録で削るべきは、タイピングや転記といった「手の時間」。守るべきは、記録の中身（同意・粒度・守秘・判断の根拠）です。要点を整理します。
- 聴くに集中：その場で立ち上がる記録で、面談から目を離さない
- 転記をなくす：1つの記録から提出先別に出し分ける
- テンプレ化：提出用様式とは別に、次に活きる自分用テンプレを持つ
- AIは下書きまで：判断は人。本人同意を前提に活用する
面談記録の負担を、仕組みごと軽くする
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